Księgowość - jak się do tego zabrać?

W Polsce obowiązują 3 typy prowadzenia firmowej dokumentacji księgowej. To, która jest dla Ciebie właściwa, zależy przede wszystkim od formy prawnej przedsiębiorstwa, a często też od wysokości przychodów. Przyjrzyjmy się poszczególnym modelom prowadzenia ewidencji operacji w firmie i zastanówmy, kiedy warto zlecić to zadanie biuru rachunkowemu czy doradcy podatkowemu.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów

PKPiR to uproszczona forma księgowości, która pozwala na ewidencję wszystkich przychodów i kosztów firmy, a następnie obliczenia podatku dochodowego. Możesz skorzystać z tego modelu prowadzenia księgowości, jeśli jesteś opodatkowany na zasadach ogólnych (18% i 32%) lub liniowo (19%) oraz o ile przychody Twojej firmy w poprzednim roku nie osiągnęły równowartości 2 mln euro (stan na 2019 r.). Trzeba tu odnotowywać wszelkie przychody, zakup towarów handlowych, materiałów podstawowych oraz wydatki (w tym wynagrodzenia). Należy to robić w uregulowany w rozporządzeniu sposób, a więc np. zgodnie ze wzorem księgi przychodów i rozchodów. PKPiR dobrze sprawdza się w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, a także innych małych i średnich firm.

Ewidencja przychodów

To także uproszczona księgowość, jednak mogą ją stosować jedynie przedsiębiorcy będący na ryczałcie ewidencjonowanym. Spisuje się tu jedynie przychody wynikające z prowadzonej działalności gospodarczej, podczas gdy koszty nie są zapisywane, gdyż nie można ich odliczyć przy obliczaniu podatku. Kolejne pozycje w ewidencji ryczałtu muszą mieć swoje potwierdzenie w dokumentacji składającej się z odpowiednich faktur czy rachunków. Ze względu na możliwość kontroli skarbowej przedsiębiorca powinien także przetrzymywać dowody zakupu towarów. Jest on zobligowany do przygotowywania spisu z natury z końcem roku podatkowego. Cała ewidencja też prowadzona jest osobno dla każdego roku. Jeśli księgowość prowadzi w imieniu przedsiębiorcy wynajęte biuro rachunkowe, fakt ten należy zgłosić do właściwego urzędu skarbowego.

Pełna rachunkowość

Inaczej księgi rachunkowe, a więc najbardziej skomplikowany sposób prowadzenia księgowości. Obowiązek tak dokładnego ewidencjonowania operacji mają spółki kapitałowe, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne i spółki komandytowo-akcyjne. Z kolei osoby fizyczne, spółki cywilne, spółki jawne oraz spółki partnerskie również muszą prowadzić księgi rachunkowe w przypadku, gdy ich przychody z poprzedniego roku wyniosą 2 mln euro netto lub więcej (stan na 2019 r.). Prowadzenie pełnej rachunkowości wymaga nie tylko przygotowywania ksiąg i dodatkowych ewidencji, ale też np. sprawozdań finansowych. Czasem konieczny jest rachunek przepływów pieniężnych czy zestawienie zmian w kapitałach własnych, a nawet poddanie badaniu przez biegłego rewidenta sprawozdania finansowego firmy. Poza tym niezbędne jest przygotowanie dokumentów, w których szczegółowo sprecyzowane są zasady rachunkowości przedsiębiorstwa.

Ponieważ prowadzenie pełnej rachunkowości jest niełatwym zadaniem i wymaga specjalistycznej wiedzy, zatrudnienie księgowego jest praktycznie nieuniknione. Z drugiej strony taki sposób prowadzenia księgowości gwarantuje przejrzystość operacji finansowych firmy i pozwala szybko zorientować się w jej sytuacji finansowej. Szczególnie w przypadku spółek, w skład których wchodzi większa liczba wspólników, jest to naprawdę duży plus.

Biuro rachunkowe czy księgowość na własną rękę

Jak już zostało wykazane, samodzielne prowadzenie pełnej księgowości - o ile nie jesteś akurat doświadczonym księgowym – nie jest dobrym pomysłem. Dokumentacja jest bardzo skomplikowana, a ryzyko pomyłki i wynikających z tego konsekwencji naprawdę ogromne. Co jednak, jeśli Twoja firma ma przywilej prowadzenia księgowości uproszczonej? W pierwszym okresie działania firmy przedsiębiorcy dążą raczej do oszczędnego trybu funkcjonowania, dlatego często starają się sami robić w firmie jak najwięcej się da. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że aby prawidłowo wypełniać kolejne rubryki dokumentów ewidencyjnych, trzeba przeznaczyć sporo czasu na poszukiwanie informacji i wskazówek na ten temat. Do tego ryzyko popełnienia błędów nadal pozostaje całkiem duże, a ich skutki finansowe mogą znacznie przekroczyć kwotę przeznaczoną na profesjonalną obsługę księgową.

Z kolei przekazując swoje sprawy księgowo-podatkowe zawodowcom, zyskujesz bezcenny czas na rozwój firmy i możesz spać znacznie spokojniej. Musisz jednak wiedzieć, że za pomyłki biura rachunkowego w wielu przypadkach będziesz finalnie odpowiadał jednak Ty. Pocieszające jest jedynie to, że księgowi popełniają je wielokrotnie rzadziej niż amatorzy. Co więcej, znają oni różne możliwości, jakie przewiduje prawo podatkowe i potrafią zasugerować klientom, co będzie dla nich w danej sytuacji najbardziej korzystne. Z reguły można też w biurze przechowywać całą swoją dokumentację dotyczącą finansów firmy. Jednak koszty usług księgowych są spore. Podejmując ostateczną decyzję, na pewno trzeba zapoznać się z regulaminem biura i sprawdzić, za co bierze odpowiedzialność.

Rozwiązaniem problemu mogą okazać się usługi księgowe online. Przedsiębiorca sam prowadzi swoje rozliczenia w specjalnym systemie, jednak z reguły ma przydzielonego księgowego, który rozwiewa wątpliwości i rozwiązuje ewentualne problemy. Takie usługi są znacznie tańsze niż w przypadku tradycyjnego biura rachunkowego, a jakość efektu końcowego pozostaje dość zbliżona.